Bijeenkomst voor nieuwe leden: ‘Positief ontvangen binnen VGW’

Arianne Vroege is vrijwilligerscoördinator bij de VGW. Vanuit haar rol organiseerde zij, samen met voorzitter Edwin van Tricht, bijeenkomsten voor nieuwe VGW-leden.

Hoe is het idee ontstaan om een dag voor nieuwe leden te organiseren?
Dit idee kwam van voorzitter Edwin van Tricht. Het was een van de aanbevelingen die Tina Kos heeft gedaan. Zij heeft vorig jaar de organisatorische kant van de VGW in kaart gebracht. Het is belangrijk om nieuwe leden kennis te laten maken met de VGW en hen te informeren over de normen en waarden binnen de vereniging. Tijdens de online bijeenkomst werd bovendien uitgelegd wat er binnen de VGW gebeurt. Zowel de normen en waarden als de activiteiten van de vereniging vindt de VGW belangrijk om aan nieuwe leden mee te geven. Respect, plezier en inclusiviteit zijn hierbij belangrijke uitgangspunten.

Wat is er tijdens de bijeenkomsten gedaan of verteld?
Tijdens de kennismaking werd onder andere uitgelegd hoe het binnen de VGW werkt met skilessen en georganiseerde reizen. Ook werd besproken wat er van vrijwilligers wordt verwacht en hoe nieuwe deelnemers ook vrijwilliger kunnen worden. Daarbij is toegelicht welke werkzaamheden vrijwilligers gedurende het jaar uitvoeren. Deze verwachtingen zijn vastgelegd in een document dat tijdens de presentatie is besproken.
Daarnaast werd de geschiedenis van de VGW uitgelicht, met aandacht voor belangrijke jaartallen. Zo namen in 1984, twee jaar na de oprichting, al VGW’ers deel aan de Paralympics in het Oostenrijkse Innsbruck. Tot slot kwamen ook organisatorische en beleidsmatige zaken aan bod.

Kun je toelichten wat er in dat vrijwilligersdocument staat?
In dat document wordt de rol van vrijwilligers binnen de VGW toegelicht. De grootste en meest zichtbare groep vrijwilligers zijn de begeleiders binnen de vereniging.
Van vrijwilligers wordt bijvoorbeeld verwacht dat zij actief deelnemen aan activiteiten, zoals reizen, trainingen en vrijwilligersdagen. Daarnaast dienen vrijwilligers zich te houden aan gedrags- en privacyregels. Verder is alcoholgebruik op de piste niet toegestaan, zowel voor begeleiders als voor deelnemers niet. De minimumleeftijd om als begeleider mee te mogen is vastgesteld op 21 jaar. Na de skidag moet er een drankje gedaan kunnen worden, maar in het geval van een evacuatie (hopelijk niet nodig), dienen vrijwilligers wel beschikbaar te zijn om daarbij te helpen.
Maar naast de begeleiders en de skileraren zijn er nog veel meer rollen binnen de VGW. Er zijn diverse commissies zoals bijvoorbeeld de materiaalcommissie, sponsorcommissie en PR-commissie. Er zijn medische adviseurs, coördinatoren voor duurzaamheid en de open dag. Ook de ledenadministratie is heel belangrijk.  En er zijn nog veel meer functies. Allemaal vrijwilligers die zich inzetten om de VGW de mooie vereniging te laten zijn die het is. Voor al deze vrijwilligers is het vrijwilligersdocument geschreven. Een soort handleiding met algemene richtlijnen, taken en verantwoordelijkheden.

Hoeveel mensen waren er aanwezig?
Verdeeld over twee momenten waren er elf nieuwe leden aanwezig bij de bijeenkomsten. Daarbij moet wel een kanttekening worden geplaatst: het was de eerste keer dat de VGW zo’n bijeenkomst organiseerde. Alle mensen die in de afgelopen twee jaar lid zijn geworden, waren uitgenodigd. Veel van hen zijn echter al mee geweest op een reis en kennen de VGW daardoor al redelijk goed. Waarschijnlijk hebben zij zich daarom niet opnieuw aangemeld voor deze bijeenkomst.
Dat verklaart de relatief lage opkomst. Maar of er nu aan twee of aan negen nieuwe leden wordt gepresenteerd, maakt weinig uit: ieder nieuw lid telt. De VGW drijft immers op vrijwilligers.

Hoe reageerden aanwezigen op de bijeenkomsten?
De reacties van de aanwezigen waren zeer positief. Voor de VGW zijn deze online bijeenkomsten dan ook zeker voor herhaling vatbaar. Er werd bovendien actief meegedacht over innovaties binnen de vereniging. Zo werd het idee geopperd voor een carpool-appgroep, zodat vrijwilligers die Huizen of Zoetermeer lastig kunnen bereiken, toch vervoer hebben. Tijdens wintersportreizen kan dit ook handig zijn, al reizen vrijwilligers uit dezelfde regio vaak al samen.

Lucas Meyland
PR-Commissie