Vacatures
Vanwege het vertrek van Anneke, onze huidige secretaris, zijn wij op zoek naar een nieuwe duizendpoot.
Wat worden je taken?
- Je bent verantwoordelijk voor de juiste verslaglegging van vergaderingen en correspondentie van de vereniging. Hiertoe behoren de VGW-bestuursvergaderingen (1 keer per 4 tot 6 weken).
- Je onderhoudt de contacten met de leden, commissies, collega-verenigingen en overkoepelende organisaties. Zorgt voor tijdige (schriftelijk, website, internet) informatie aan de leden en informeert belangstellenden en verwijst hen eventueel door. Hierin wordt het secretariaat ondersteunt door de pr-commissie. Waarmee minimaal 2 keer per jaar een vergadering plaatsvindt.
Vaardigheden
- Je kunt overweg met de Social Media Kanalen (Instagram en Facebook)
- Je beschikt over goede kennis van Excel, Word en spreadsheets
- Je bent communicatief, zowel mondeling als schriftelijk, vaardig
- Je kunt goed schakelen tussen betrekkingsniveaus
- Je kunt je inleven in de verschillende doelgroepen (in- en extern) van de VGW.
Organisatie
- Je kent de verschillende disciplines en belangen binnen de VGW en SGW.
- Je onderhoudt regelmatig contact met de ledenadministratie.
- Je verstuurt vanuit LaPosta mail aan de leden.
- Je houdt een agenda bij van alle activiteiten die er binnen de VGW zijn.
- Je regelt vergaderruimtes voor verschillende commissies.
- Je notuleert bij vergaderingen en werkt deze uit.
Spreken bovenstaande taken jou aan? Vind je het vooral leuk om je steen bij te dragen binnen de vereniging? En ben jij per direct of op korte termijn beschikbaar? Dan nodigen we je van harte uit om een korte motivatie te mailen naar info@vgw-online.nl. Je wordt na je motivatiemail uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek, zodat je kunt kijken hoe het er binnen het bestuur aan toe gaat.
Het bestuur is op zoek naar iemand die voor ons de inschrijfformulieren wil bijhouden. Om mee te kunnen doen aan een activiteit van de VGW maken wij gebruik van een online platform; formdesk genaamd. De formulieren zijn in de basis klaar. Het gaat meer om het onderhoud van de formulieren. De drukste periode waarin er veel moet gebeuren is in de maand april/mei. Dan moeten alle formulieren weer voorzien worden van de juiste informatie; data, tijden etc.
Wat worden je taken?
Één keer per jaar:
- Het activeren en deactiveren van de formulieren.
- Het aanpassen van de formulieren en eventueel kleine wijzigingen aanbrengen op verzoek van de reisleiders.
- Formulieren klaarmaken voor het volgende seizoen (resultaten downloaden en archiveren, resultaten opschonen).
- Het beheren van wachtwoorden (i.s.m. Pieter Hanegraaf)
Verschillende momenten per jaar (augustus t/m januari):
- Inschrijvingen bevestigen als er problemen zijn met het ontvangen van email.
- Resultaten aanpassen als iemand iets verkeerds heeft ingevoerd.
- Resultaten verwijderen als er dubbele inschrijvingen zijn
Lijkt je dit wat en draag je graag je steentje bij om de VGW te helpen neem dan contact op met het secretariaat.
De PR-Commissie is opzoek naar uitbreiding. Lijkt het je leuk om twee a drie keer per jaar een interview af te nemen? Of mee te helpen of events? Mail dan naar pr@vgw-online.nl.
